Dentro de COR, contamos con la sección de Presupuestos, que nos permite tener en un solo lugar todas las cotizaciones de los productos y servicios que ofrecemos a nuestros clientes y también asociarlos a los proyectos y tareas que estamos trabajando.
- Creación y Edición de Presupuestos
- Cambio de Estado
- Eliminación de Presupuestos
- Acciones Masivas
- Configuración General de Presupuestos
- Servicios Internos (Servicios / Productos)
Creación y Edición de Presupuestos
Para crear un nuevo presupuesto, debemos dirigirnos al panel "Presupuestos" y luego hacer click en el Botón "Nuevo Presupuesto".
Una vez dentro de la sección de creación del nuevo presupuesto podremos ir completando los datos del mismo en 4 etapas:
- Información General.
- Información Adicional.
- Ítems.
- Observaciones.
A medida que vayamos completando cada una de las etapas se irá habilitando la siguiente.
Si deseamos editar un presupuesto ya generado, debemos buscarlo en el listado de la sección e ingresar haciendo click en cualquier parte del presupuesto o desde "Ver" en los 3 puntitos que figuran a la derecha. A su vez también se puede cambiar el estado o eliminar el mismo (estas dos últimas acciones también se pueden realizar desde "Acciones Masivas" seleccionando los items a modificar).
Info del Presupuesto
A continuación detallaremos los campos a completar en cada etapa de la creación o edición de un presupuesto (en este caso trabajaremos sobre un presupuesto ya creado). En esta sección contaremos con diferentes opciones para agregar el detalle de nuestro presupuesto y cualquier cambio que realicemos en estos campos, se guardarán de manera automática.
Etapa 1:
Información General
- Nombre: Ingresaremos o editaremos el nombre del presupuesto.
- Cliente: En este desplegable, visualizaremos todos los clientes activos para los cuáles tenemos acceso.
- Marca: Luego de haber seleccionado el cliente al que corresponde el presupuesto, podremos tipear o seleccionar la marca en el desplegable.
- Producto: Luego de seleccionar la marca, podremos tipear o seleccionar los productos asociados a la misma.
- Fecha creación: Es el día de emisión / creación del presupuesto. Por default, tendrá seleccionado el día de "hoy".
- Válido hasta: Fecha de validez del presupuesto (si es necesario y según lo contemple la agencia o el cliente).
Etapa 2:
Información Adicional
- Jobnumber: Es un campo que nos permite relacionar el presupuesto a un proyecto en particular. Se puede tipear ese valor y además, si ya existe el proyecto en COR y tiene asignado el "ID / Orden de Trabajo", podremos ubicarlo y seleccionarlo desde el desplegable.
- ID de Tarea: Es un campo nos permitirá pegar o tipear el ID de una tarea que esté relacionada a nuestro presupuesto.
- Moneda: Se puede seleccionar / cambiar la moneda en la que se estará emitiendo el presupuesto. Por defecto figurará la moneda base de la cuenta.
- Descripción: Detalle del presupuesto, que figurará por debajo del título a la hora de descargar el PDF. En la sección Configuración > Presupuestos, podremos guardar una descripción general para que figure por default en todos los presupuestos.
Etapa 3:
Ítems
- Servicios Internos: En esta sección se pueden agregar los detalles de los servicios que se realizaron al cliente por parte de la agencia. Podemos crear un servicio interno nuevo o seleccionar una ya creado con anterioridad desde el botón "Servicios Internos" dentro del panel de "Presupuestos" en el margen superior derecho.
Cada uno de los campos se pueden modificar desde la misma sección con excepción de los campos de "Impuesto" y "Tasa", estos dos campos se modifican desde la sección de "Servicios Internos" en el panel de presupuestos al dar de alta el servicio siempre y cuando los hayamos informado en la configuración de la cuenta desde Configuración > Presupuestos.
Etapa 4:
Observaciones
- Observaciones: Nos permite agregar aclaraciones finales del presupuesto; por ejemplo qué incluye, qué no, el tiempo de validez, etc. En la sección Configuración > Presupuestos, podremos guardar las observaciones generales para que figuren por default en todos los presupuestos. Además aparecerá el usuario que elaboró el presupuesto y su rol dentro de COR.
Para salir de esta sección o finalizar con la edición del presupuesto, debemos hacer click en "Volver al Listado". También podemos "Exportar en PDF" o bien guardar el presupuesto para no perder los datos cargados. Al hacer click en "Finalizar" volveremos al listado de presupuestos y el que tenemos generado, pasará a estado "Nuevo" si se encontraba en "Borrador".
Exportar a PDF
Al hacer click en "Exportar a PDF" podremos descargar el presupuesto para enviarlo al cliente:
Cambio de Estado
Para cambiar el estado de un presupuesto, debemos hacer click en los tres puntos que figuran a la derecha y luego en "Cambiar Estado":
Contamos con 5 opciones de estados para asignar a nuestros presupuestos:
- Nuevo: Son los presupuestos que todavía no fueron enviados a los clientes.
- Borrador: Es el estado de los presupuestos cuando no se finalizaron luego de la creación.
- Pendiente: Presupuesto enviado al cliente, pendiente de aprobación.
- Aprobado: Presupuesto aceptado por el cliente. Al asignarlo, podremos indicar la fecha de aprobación, que por default tendrá seleccionado el día de hoy.
- Anulado: Presupuesto cancelado o rechazado por nuestro cliente. Al seleccionarlo, ya sea de manera individual, o masivamente, nos dará la opción de indicar el motivo.
Eliminación de Presupuesto
Para eliminar un presupuesto, debemos hacer click en los 3 puntitos que figuran a la derecha y luego en "Eliminar":
Es importante tener en cuenta que esta acción es irreversible y el presupuesto será borrado de la cuenta de manera permanente. Para confirmar, debemos hacer click en "Aceptar":
Acciones Masivas
Dentro de la sección presupuestos, contamos con la opción de Acciones Masivas, que nos dará la opción de cambiar el estado o eliminar múltiples presupuestos a la vez.
Para seleccionar todos los presupuestos, debemos hacer click en el recuadro que figura arriba a la izquierda:
También podemos seleccionar / deseleccionar con los recuadros que figuran a la izquierda de cada presupuesto:
Para cambiar el Estado debemos hacer click en el ícono con las flechas , lo que nos abrirá un nuevo modal para seleccionar el nuevo estado al que se cambiarán los presupuestos.
Para eliminar varios presupuestos a la vez, luego de seleccionarlos, debemos hacer click en el ícono de tacho de basura
Es importante que tengamos en cuenta que esta acción es irreversible y los presupuestos serán borrados de la cuenta. Para confirmar, debemos hacer click en "Aceptar":
Configuración General de Presupuestos
En la Configuración General de la Cuenta, podremos encontrar la pestaña de Presupuestos. Allí, debemos agregar todos los porcentajes de Impuestos y Tasas para que podamos seleccionarlos a la hora de generar un ítem dentro de un presupuesto, o la hora de crear un servicio interno.
Adicionalmente, podremos asignar el "ENCABEZADO PARA ENVÍO DE PRESUPUESTOS", que nos dejará ese texto por default en el "Detalle" de un nuevo presupuesto y el "PIE DE PÁGINA PARA ENVÍO DE PRESUPUESTOS" que quedará en "Observaciones".
Servicios Internos
Para que podamos agregar diferentes ítems a nuestros presupuestos, es fundamental haberlos creado previamente como servicios Internos. Para acceder al listado, crear uno nuevo o editar, desactivar o eliminar alguno existente, debemos hacer click en el recuadro de "Servicios Internos" en la parte superior derecha:
Creación de Servicio
Para agregar un nuevo servicio, debemos hacer click en el Botón "+Nuevo" que figura en la parte superior derecha:
Esto nos abrirá un nuevo modal para que podamos completar los datos de nuestro Servicio y/o Producto ofrecido:
- Nombre: Título del Servicio, que nos permitirá identificarlo en el desplegable de un presupuesto.
- Código: Es un campo alfanumérico que nos permite agregar un valor interno de identificación.
- Valor de Venta: Valor nominal del costo de venta del servicio o producto.
- Impuesto: Es un desplegable, que nos permite seleccionar diferentes impuestos (expresados de manera porcentual) que tengamos previamente cargados en la sección de Configuración General de Presupuestos.
- Tasa: Es un desplegable, que nos permite seleccionar diferentes tasas / timbres fiscales (expresados de manera porcentual) que tengamos previamente cargados en la sección de Configuración General de Presupuestos.
- Descripción: Detalle del servicio ofrecido.
- Estado: Contamos con la posibilidad de activar / desactivar un servicio para que se muestre / oculte a la hora de crear o editar un presupuesto.
Edición de Servicios
Cuando ya tenemos un servicio creado, podemos hacerle click desde el listado, para modificar cualquiera de los valores previamente agregados. Esto nos sirve por ejemplo, para actualizar el monto del precio de venta luego de que haya subido, agregar una nueva tasa generada, desactivar el servicio, modificar el código, etc.
Eliminación de Servicios
Para eliminar un servicio previamente cargado, debemos buscarlo en el listado y hacer click en el ícono del tacho de basura que figura a la derecha del mismo:
Es importante tener en cuenta que esta acción es irreversible y luego de eliminar un servicio, dejará de figurar en el desplegable de ítems de los presupuestos. Los presupuestos que tenían previamente cargados el servicio, mantendrán correctamente el ítem. Para borrarlo definitivamente, debemos hacer click en "Aceptar":
Desactivación de Servicios
Cuando tenemos dado de alta un servicio interno que ya no ofrecemos, contamos con la opción de desactivarlo para que no figure en el desplegable de "Items" de los presupuestos. De esta manera, podremos mantenerlo para reactivarlo más adelante de ser necesario.