La vista Planner es una sección de COR que permite planificar, distribuir y controlar el tiempo de nuestros recursos, mediante la alocación de tareas en un rango de tiempo específico, con el objetivo de maximizar la productividad y alcanzar los objetivos del proyecto. Proporciona una visión centralizada de la disponibilidad de los usuarios, ayudando a evitar la sobre-ocupación, o el tiempo ocioso que podría ser facturable.
- ¿Cómo funciona la vista Planner?
- ¿Cómo agendar las tareas?
- ¿Cómo cargar horas desde Planner?
- ¿Quiénes tienen acceso a Planner?
- Integración de Planner con Calendar
¿Cómo funciona la vista Planner?
Para acceder a la vista debemos hacerlo desde el menú lateral izquierdo. Por default, al ingresar se abrirá siempre nuestra propia agenda.
La agenda está organizada con una serie de columnas que representan los días de la semana (de lunes a viernes), y filas que representan las horas del día.
En el selector de Usuarios ubicado arriba a la derecha, podremos sumar las agendas de otros colaboradores haciendo click en el botón azul con el símbolo "+". Se abrirá un menú desplegable desde donde podremos buscar los usuarios que deseemos sumar a la vista. Una vez seleccionados, haremos click en "Confirmar".
Nota: La vista permite ver las agendas de hasta 10 usuarios en simultáneo.
Cada día de la agenda pasará a tener tantas columnas como usuarios hayamos seleccionado, donde se verán las tareas que cada uno tenga planificadas, ocupando más o menos filas según el tiempo estimado de trabajo de ese día.
Podremos optar por una vista diaria o semanal, según nuestra preferencia, pudiendo navegar entre una y otra sin que se pierdan las selecciones.
En el panel de Tareas, ubicado a la derecha de la agenda, veremos sólo aquellas tareas sobre las que tengamos permisos de visualización; mostrándose por default aquellas con las que interactuamos recientemente.
En la esquina inferior derecha de cada tarea, se mostrarán sus horas agendadas vs. sus horas estimadas. El dato de las horas agendadas se mostrará en distintos colores según sea mayor que las horas estimadas (rojo), igual (verde) o menor (amarillo).
Podremos aplicar una serie de filtros para personalizar el listado, como ser: Estado, Fecha de creación, Fecha de inicio, Deadline, Cliente, Etiqueta, Prioridad, Proyecto, Marca o Agendadas/No agendadas.
Además, mediante el buscador de tareas, podremos buscar una tarea específica por su nombre, id o URL.
Para tener una visualización más completa de la agenda podemos colapsar la barra de Tareas haciendo click en el ícono de checklist ubicado en el extremo derecho superior de la misma. Del mismo modo, clickeando nuevamente en el ícono, podremos volver a mostrar los paneles ocultos.
¿Cómo agendar las tareas?
Una vez que contamos con las tareas que necesitamos, las arrastraremos una a una hacia la grilla, ubicándolas en el día y horario en el que queremos agendarlas y en la columna del usuario correspondiente. Por defecto la tarea ocupará una única fila (una hora), pero podremos estirarla haciendo click en su extremo inferior y arrastrándola hacia arriba o hacia abajo tantas celdas como necesitemos.
También tendremos la opción de crear directamente una tarea, haciendo click en un espacio vacío de la grilla que seleccionaremos según el usuario, día y fecha en el que queramos que se agende. Se abrirá el panel de creación rápida de tareas, el cual completaremos con el nombre de la misma y el proyecto al que pertenece. Quedará agendada en el Planner del usuario que hayamos seleccionado, en la fecha y hora señaladas.
En caso de que necesitemos mover varias tareas en simultáneo de un espacio a otro de la grilla, podremos seleccionarlas manteniendo presionado el botón Ctrl (en Windows) o Command (en Mac) y clickeando en cada una de ellas, para luego arrastrarlas hacia el espacio deseado.
Haciendo click en cualquiera de las tareas de la grilla se abrirá una ventana pop-up con su detalle. Desde allí podremos realizar distintas modificaciones, como ser:
- Eliminar la alocación, haciendo click en el ícono de cesto de basura.
- Editar la fecha y/u horario de inicio y fin de la alocación y configurar su recurrencia, haciendo click en el ícono de lápiz.
- Ir al panel de la tarea haciendo click en el ícono de la ventana con una flechita.
Por default, la recurrencia de la alocación aparecerá configurada en "Nunca", indicando que la tarea se agenda por única vez en el Planner del usuario en la fecha y hora indicadas.
Si queremos que la alocación se repita, podemos optar por tres opciones de Recurrencia: Diaria, Semanal o Mensual. A su vez, estas opciones pueden personalizarse para indicar cada cuántos días/semanas/meses debería repetirse, desde y hasta qué fecha, y en el caso de la recurrencia mensual, si debe recurrir en una fecha determinada (por ej. todos los 25), o algún día de la semana en específico (por ej. todos los primeros miércoles del mes).
Una vez configurada la recurrencia de la alocación, veremos que aparece el ícono de recurrencia () en la esquina inferior izquierda.
A partir de ahora, cuando queramos editar una tarea recurrente agendada, COR nos consultará si deseamos editar sólo la alocación elegida, o toda la recurrencia. También podremos acceder a la edición haciendo doble click sobre la tarea en cuestión.
Haciendo click en el botón azul de Notificar cambios , ubicado en la esquina superior, informaremos a los usuarios elegidos que se realizaron cambios en sus agendas, mediante notificaciones pop-up que recibirán en COR.
¿Cómo cargar horas desde Planner?
Si tenemos permisos de edición de Planner, tendremos acceso a la pestaña "Mi Tiempo" ubicada en la esquina superior izquierda de la agenda, donde veremos exclusivamente nuestra agenda y nuestras tareas planificadas.
En la esquina inferior derecha de cada una de las tareas, veremos un recuadro con la cantidad de horas que llevamos cargadas en la tarea vs. la cantidad de horas que planificamos. Al pasar el cursor por ese recuadro, se desplegará un menú donde podremos elegir cómo cargar tiempo en la tarea.
Seleccionando la tilde verde, cargaremos tantas horas como sean necesarias para alcanzar el tiempo planificado de la tarea. Si hacemos click en el ícono de cronómetro, por otro lado, se abrirá el modal de carga de horas donde podremos introducir de forma manual la cantidad de horas a cargar.
¿Quiénes tienen acceso a Planner?
Por default, los usuarios con roles PM, Director o C-Level tendrán permisos para ver y editar tanto sus agendas como la del resto de los colaboradores de sus mismos equipos. Los usuarios con rol Colaborador, por otro lado, sólo tendrán permisos de visualización sobre sus propias agendas.
De todas formas, los permisos son customizables y cualquier usuario con permisos de edición de Usuarios podrá agregar o quitar permisos de Planner a otros usuarios, o a algún rol en general.
Integración de Planner con Calendar
Planner nos permite tener visibilidad no sólo sobre nuestras tareas planificadas y las de nuestro equipo, sino también sobre los eventos de Calendar. Para esto, es necesario que tengamos encendida alguna de las integraciones de calendario.
Para más información sobre cómo activar las integraciones, pueden consultar los siguientes artículos:
Una vez integrados, aparecerá el botón "Mostrar eventos" en la esquina superior derecha de la pantalla.
Al clickearlo, todos los eventos que tengamos agendados aparecerán en la agenda en su respectivo día y horario. Del mismo modo, al volver a clickearlo, los eventos dejarán de mostrarse.
Los eventos que en el Calendar estén marcados como privados y no tengan información pública, se mostrarán de la misma forma en Planner, ocupando sólo el espacio correspondiente.
Nota: Por el momento no es posible interactuar con los eventos, sino que se muestran en carácter meramente informativo.
También podremos visualizar los eventos agendados de otros usuarios de nuestro equipo. Para esto, es necesario que estemos suscritos al calendario del usuario que deseamos ver, lo cual se realiza directamente desde el Calendar.
Una vez suscritos, será necesario reiniciar la integración desactivándola y volviéndola a activar. Entonces, cuando seleccionemos a este usuario no sólo veremos sus tareas, sino también sus eventos.
Es importante notar que cada vez que nos suscribamos al calendario de un colaborador, deberemos reiniciar la integración para que impacte la actualización y podamos así ver sus eventos en la agenda.