La integración con Outlook Calendar es una funcionalidad que nos permite sincronizar los eventos que hayamos creado en el calendario con COR, haciendo más sencillo nuestro trabajo diario y brindándonos una mayor organización y visibilidad.
Gracias a la integración, podremos cargar las horas dedicadas a estos eventos dentro de las tareas, simplificando el proceso de carga de horas manual e incluso permitiendo cargar el tiempo de eventos recurrentes de forma automática dentro de COR.
¿Cómo activar la integración?
Para activar la integración con Outlook Calendar debemos dirigirnos a la sección Integraciones.
Podemos acceder a la misma haciendo click en nuestra foto de perfil y seleccionando la opción "Integraciones" en el menú desplegable.
Una vez que hayamos ingresado a la sección Integraciones, veremos el listado de aplicaciones disponibles y seleccionaremos Outlook Calendar, haciendo click en "Conectar".
Otra opción es clickear sobre el ícono de calendario que figura en el extremo superior derecho de la pantalla, y luego sobre el botón "Conectar".
Una tercera alternativa es clickear el botón "Conectar" que se encuentra a la derecha de las tareas en la pestaña Mis Horas de la sección Horas.
Seremos redirigidos al login de Microsoft, donde deberemos ingresar las credenciales de la cuenta que queremos integrar.
A continuación aparecerá un mensaje pidiendo nuestro consentimiento para que COR acceda a nuestra cuenta de Microsoft, y haremos click en "Aceptar".
Listo! Aparecerá un mensaje indicando que nuestra cuenta de Outlook Calendar ya está integrada a COR.
COR traerá todos los eventos futuros que se encuentren agendados en nuestro Calendar, y los eventos pasados hasta 30 días hacia atrás.
Sólo se listarán aquellos eventos confirmados o pendientes de confirmación, excluyendo los eventos eliminados o rechazados.
Nota: es importante notar que la integración se da a nivel usuario y no a nivel compañía.
¿Cómo cargar las horas de mis eventos en mis tareas?
Al abrir la intregración desde el ícono de calendario ubicado en la barra superior o desde la sección Mis Horas, encontraremos un listado con los distintos calendarios asociados a nuestra cuenta de Microsoft:
Al hacer click en el calendario de nuestra elección, se desplegará un listado donde encontraremos cada uno de los eventos que tengamos agendados, detallando nombre, fecha, y horario de inicio y fin.
Para los eventos con duración de más de un día, se mostrará fecha de inicio y fecha de fin.
Por default se listarán primero los eventos que tengan una duración de uno o más días, y a continuación se listarán según el horario de inicio.
Para cargar las horas de alguno de estos eventos a una tarea determinada, debemos clickear en el ícono de cronómetro que se encuentra a la derecha del nombre del evento:
Se abrirá el panel de carga de horas, y haciendo click en la lupita podremos buscar la tarea a la que queremos asignar el tiempo del evento.
Es importante tener en cuenta que las horas podrán cargarse únicamente en las tareas que sucedan el mismo día que el evento, por lo que la fecha no es un campo modificable.
Por default, el tiempo a cargar será el tiempo de duración del evento. Si el evento dura todo el día, se asignarán la cantidad de horas diarias que nuestro usuario tiene configuradas en COR.
Si se trata de un evento recurrente, lo identificaremos en el listado con este símbolo . En el panel de carga de horas, el tiempo a cargar aparecerá bloqueado para su edición y la opción "Cargar automáticamente cada vez que este evento se repita" figurará tildada. Esto hará que cada vez que el evento recurra, su tiempo designado se cargue en la tarea seleccionada.
En caso de que no deseemos que todas las recurrencias del evento se carguen en las tareas, debemos destildar esta opción y esto nos habilitará la edición del tiempo a cargar.
Una vez seleccionada la tarea y configurado tanto el tiempo a cargar como la recurrencia del evento si correspondiera, haremos click en "Aceptar" para computar el tiempo.
El tiempo del evento ya se habrá cargado en la tarea seleccionada, y en la nota asociada podremos visualizar el nombre del evento origen. Además, el evento pasará a estar resaltado, indicando que se realizó una acción sobre el mismo.
También podemos configurar distintas automatizaciones de carga de horas en función de palabras clave en los nombres de los eventos, o de sus asistentes
Para más información, consultar el video explicativo de Time Tracking Automation.
¿Cómo eliminar las horas de mis eventos en mis tareas?
En caso de querer eliminar las horas cargadas, basta con hacer click en el ícono de cesto de basura que se encuentra a la derecha del ícono de nota.
Al hacerlo, el tiempo del evento dejará de estar cargado en la tarea y el evento ya no aparecerá resaltado en el listado de eventos.
¿Qué acciones puedo realizar sobre un evento cargado?
Al hacer click sobre los tres puntitos que se encuentran a la derecha del evento cargado, nos encontraremos con tres posibles acciones:
- Abrir la tarea asociada: Esta acción nos redirige al panel de la tarea, donde podremos ver el detalle de la misma. La misma estará disponible siempre y cuando hayamos cargado tiempo del evento en una sola tarea.
- Cargar horas en otra tarea: Haciendo click en esta opción, se abre el panel de carga de horas para que podamos cargar el tiempo del evento en otra tarea.
- Deshabilitar carga automática: Esta opción sólo está disponible cuando el evento es recurrente y la carga automática se encuentra habilitada. Al desactivarla, el tiempo correspondiente a los próximos eventos de la serie no se cargará en las tareas a menos que lo indiquemos manualmente.
¿Qué pasa si modifico un evento?
Si modificamos un evento que ocurre entra la semana en curso y la posterior, COR actualizará el mismo en tiempo real y con sólo actualizar la página o dirigirse a la fecha en cuestión, veremos el evento actualizado.
Si, por el contrario, el evento modificado ocurrió en semanas anteriores, el cambio no se verá reflejado.
¿Cómo cambio de calendario?
Para cambiar de calendario sólo es necesario hacer click en el ícono de engranaje que se encuentra arriba a la derecha en el listado de eventos, y seleccionar "Cambiar calendario".
De esta manera podremos seleccionar otro calendario de nuestra cuenta, haciendo click en su nombre.
Nota: sólo se permitirá ver los eventos de un calendario a la vez, y sólo se podrá seleccionar los calendarios de la cuenta integrada en ese momento.
¿Cómo desactivo la integración?
La desactivación de la integración puede hacerse desde la sección Integraciones de nuestro perfil, haciendo click en "Desconectar aplicación":
O desde la configuración del calendario, clickeando en el ícono de engranaje y seleccionando la opción "Desconectar":
Aparecerá un mensaje pidiendo confirmar la desactivación, y elegiremos "Confirmar".
La desactivación de la integración será necesaria siempre que se quiera cambiar de cuenta de Microsoft, o si se quiere pasar a la integración con Google Calendar, ya que siempre que una esté activa la otra figurará bloqueada para su activación.