Business Review es una sección dentro de Métricas donde encontraremos información relevante para nuestro negocio relacionada con horas facturables, carga de trabajo, desvíos en fees y uso de la herramienta. Esta información nos permitirá tomar decisiones para aumentar nuestra rentabilidad y acciones correctivas y/o preventivas cuando lo consideremos necesario.
Se divide en las siguientes pestañas:
Overview
En este dashboard encontraremos un resumen general de los distintos indicadores que se analizarán en mayor detalle en el resto de las solapas.
Por default, el dashboard muestra la información de los últimos 12 meses, pero se pueden aplicar filtros de trimestre y año para visualizar resultados de los diferentes períodos.
Nota: La información que se muestra en el dashboard puede tener un delay de hasta 24 horas.
Deviation
Esta sección tiene como objetivo ayudar a identificar potenciales problemas relacionados a gestión de tiempo o facturación, para así tomar acciones correctivas que permitan mejorar la rentabilidad.
Además permite identificar fácilmente cuáles son los clientes y/o fees que requieren un seguimiento más minucioso.
Fees Deviations per Client
Este gráfico muestra el top 15 de clientes con mayor desvío en horas vendidas vs. horas cargadas. Las líneas del gráfico representan horas vendidas y horas cargadas, mientras que las barras representan el desvío entre uno y otro indicador.
Fees Deviations
En este reporte veremos el desvío de horas vendidas vs. horas cargadas, pero esta vez a modo de listado y a nivel fee. Se lista cada cliente con sus respectivos fees, las horas vendidas y cargadas en los proyectos asociados al fee, y el desvío correspondiente.
Efficiency Opportunity
En esta sección encontraremos información que nos permitirá identificar oportunidades para mejorar la eficiencia a nivel facturación y maximizar la ganancia, incrementando así la rentabilidad.
Billable Hours
Este gráfico muestra un comparativo de cantidad de horas facturables vs. no facturables, en forma de barras, y agrupadas por trimestre.
Además, la línea continua representa el porcentaje de horas facturables sobre el total de horas cargadas; mientras que la línea punteada representa el benchmark de COR, calculado a partir del promedio de los porcentajes de horas facturables de los mejores casos de uso en COR.
También tendremos disponible un resumen del último trimestre y del trimestre en curso, a modo de tarjetas, con una serie de indicadores:
- Billable Hs %: Indica el porcentaje de horas facturables sobre el total de horas vendidas en el período.
- Monthly Potential Increase in Billable Hs: Muestra la cantidad de horas mensuales adicionales que podríamos facturar si alcanzáramos el benchmark de COR.
- Monthly Unsold FTEs: Muestra las horas del indicador anterior expresadas en cantidad de usuarios, tomando como base 160 horas mensuales de trabajo por usuario.
-
Annual Revenue Opportunity: Finalmente, este indicador muestra cuánto más podríamos facturar si alcanzáramos el benchmark. Este indicador toma 40 USD como el valor hora default, pero podremos cargar el valor hora de nuestra empresa en el campo USD Hourly Rate para que el indicador se calcule en función de este valor.
Nota: al ser un comparativo de los últimos períodos, el filtro de fechas no se aplica en estos recuadros.
Overwork
En esta sección tendremos visibilidad acerca de la sobrecarga de nuestros usuarios y equipos, permitiéndonos sacar conclusiones sobre su eficiencia.
Se considera sobrecarga a trabajar más del 10% de las horas mensuales configuradas.
Overwork
En este gráfico de vista trimestral encontraremos la sobrecarga de nuestros usuarios dentro del período seleccionado.
Las barras representan el porcentaje de usuarios con sobrecarga sobre el total de usuarios con horas cargadas, mientras que la línea muestra el porcentaje de usuarios con horas cargadas sobre el total de usuarios de la empresa.
La línea puntuada, por otro lado, representa el "Healthy Goal", un indicador con el porcentaje de desvío de sobrecarga aceptable.
Teams Overload
En este reporte encontraremos un listado de los distintos equipos de nuestra agencia, detallando cuántos usuarios lo componen, qué porcentaje de los integrantes tienen horas cargadas, y qué porcentaje de los integrantes tienen sobrecarga de trabajo.
Este último dato se encuentra coloreado en distintos tonos de verde a rojo según vaya incrementando el porcentaje.
Además, se deja como referencia el benchmark de la industria para poder identificar fácilmente aquellos equipos que se encuentren más alejados del mismo.
Deviation
En este dashboard se profundiza sobre los desvíos, haciendo hincapié en el análisis de retrabajos.
Por default, el dashboard muestra la información de los últimos 12 meses, pero se pueden aplicar filtros de trimestre y año para visualizar resultados de los diferentes períodos.
Fees
En esta sección encontramos nuevamente el gráfico "Fees deviations per Client" y el reporte "Fees deviations", ya desarrollados en la sección Overview.
Reworks
En esta sección se analiza la cantidad de tiempo destinada a reworks (o retrabajos), lo cual provee información sobre ineficiencias en la gestión de proyectos y en los procesos de análisis de calidad.
Reworks Hours
Este gráfico muestra los retrabajos por mes en los últimos 12 meses, expresados en cantidad (barra verde) y horas (barra roja). La línea naranja, por su parte, indica el porcentaje de horas dedicadas a retrabajos por sobre el total de horas computadas.
Al pasar el cursor sobre cualquiera de los indicadores de determinado mes, veremos el desglose de las horas según correspondan a retrabajos internos o solicitados por el cliente, además de las horas totales computadas y el porcentaje de retrabajos internos por sobre el total de retrabajos.
Además, se deja como referencia el benchmark de la industria en forma de línea punteada.
Por último encontraremos dos tarjetas detallando el promedio de porcentaje de retrabajos en los últimos 3 y 12 meses, excluyendo el mes en curso.
Internal Reworks
Los retrabajos internos son aquellas revisiones o correcciones del trabajo realizado en las tareas del proyecto, solicitadas por el propio Project Manager del equipo. Estas correcciones son previas a compartir el trabajo con el Cliente.
Internal Rework Hours
Este gráfico sigue una lógica similar a Reworks Hours, sólo que muestra el detalle de retrabajos internos (cantidad, horas y porcentaje de retrabajos internos por sobre el total de retrabajos).
Tanto el benchmark de la industria como el promedio de los últimos 3 y 12 meses también hacen referencia a retrabajos internos.
Reworks per client
Los retrabajos del cliente son aquellas revisiones o correcciones del trabajo realizado, solicitadas por el Cliente una vez que le hemos compartido nuestros avances.
Reworks Time per Client
En este reporte se listan los clientes y la cantidad de horas computadas a sus proyectos, desglosadas según se trate de horas computadas sobre la tarea, retrabajos internos o retrabajos del cliente.
Además, se detalla el porcentaje de desvío de retrabajos del cliente en función de las horas totales trabajadas, coloreados en distintos tonos de verde a rojo según aumenta el porcentaje para identificar claramente aquellos clientes que presentan un mayor desvío.
Billable Hours
En este dashboard profundizaremos en los indicadores relacionados a horas facturables y horas no facturables.
Las horas facturables son las horas invertidas por nuestros usuarios en proyectos de clientes; mientras que las horas no facturables son aquellas destinadas a trabajo interno o a tareas no relacionadas directamente con un cliente. Es decir, los clientes marcados como "Interno".
Es importante notar que una mayor cantidad de horas facturables computadas no siempre significa una mayor ganancia, por lo que el objetivo de este dashboard es ayudar a entender la relación entre uno y otro indicador.
Pueden aplicarse filtros de trimestre y año, y cargar el USD Hourly Rate con el costo en dólares de nuestras horas para afinar el cálculo de Revenue Opportunity.
- Billable Hours - Overview
- Current Billable Hours by Client
- Current Billable Hours by Client as Table
- Positions by Billable Hours percentage
- Teams by Billable Hours percentage
- Users by Billable Hours percentage
Billable Hours - Overview
Este gráfico es similar al gráfico Billable Hours del dashboard Overview, sólo que la información se muestra mes a mes durante los últimos 12 meses, en vez de mostrarse agrupada por trimestre.
A la derecha del gráfico encontraremos los mismos indicadores que en la sección Efficiency Opportunity del dashboard Overview, pero esta vez el período considerado es el del último mes (es decir, el mes anterior al mes en curso).
Current Billable Hours by Client
En este gráfico de anillo veremos la cantidad de horas facturables computadas para cada cliente dentro del rango de tiempo seleccionado, y el porcentaje que representan sobre el total de horas facturables computadas entre todos los clientes.
Los clientes con menor porcentaje se agrupan dentro de "Otros".
Current Billable Hours by Client as Table
Este reporte muestra la mismas información que el gráfico anterior, sólo que en forma de listado y expresando las horas únicamente en cantidad y no como porcentaje del total.
Positions by Billable Hours percentage
En este reporte se listan las distintas posiciones de nuestros usuarios y el porcentaje de horas facturables que computaron dentro del período seleccionado.
Teams by Billable Hours percentage
En este reporte se listan los distintos equipos de trabajo de nuestra organización, y el porcentaje de horas facturables que computaron dentro del período seleccionado.
Users by Billable Hours percentage
En este reporte se listan los distintos usuarios de nuestra organización, y el porcentaje de horas facturables que computaron dentro del período seleccionado.
Overwork
En este dashboard profundizaremos en los indicadores de sobrecarga de trabajo, para poder identificar fácilmente posibles desequilibrios en la carga de trabajo de nuestros colaboradores.
Se considera que un usuario está sobrecargado cuando su total de horas computadas en el mes es mayor al 110% de sus horas mensuales configuradas.
Por otro lado, se considera que un usuario no está sobrecargado cuando su total de horas computadas en el mes es menor al 70% de sus horas mensuales configuradas.
Pueden aplicarse filtros de trimestre y año.
Overwork - Overview
Este gráfico es similar al gráfico Overwork del dashboard Overview, sólo que la información se muestra mes a mes durante los últimos 12 meses, en vez de verse agrupada por trimestre.
Es importante notar que se excluyen de las métricas los usuarios marcados como que no cargan horas.
A la derecha del gráfico encontraremos, a modo de tarjetas, una serie de indicadores:
- Last 3/12 months average: Muestra el promedio de sobrecarga de los últimos 3 y 12 meses, respectivamente (excluyendo el mes en curso).
- Annual Turnover Costs Saving Opportunity: Estima la oportunidad de ahorro en costos asociados a la rotación de personal, si la sobrecarga promedio de nuestra empresa fuera igual a la del benchmark saludable del mercado. Este indicador toma 1000 USD como el salario mensual promedio default, pero podremos cargar el salario mensual promedio de nuestra empresa en el campo USD Avg Monthly Salary para que el indicador se calcule en función de este valor. Se muestra calculado en función de los últimos 3 y 12 meses.
Users by Loaded Range
En este gráfico de anillo veremos la distribución de carga de trabajo entre nuestros usuarios, separados por segmentos de acuerdo al porcentaje de sobrecarga que presenten.
Users by Loaded Hours
En este reporte encontraremos, a modo de listado, cada uno de los usuarios que cargaron horas durante el período seleccionado y el porcentaje que estas horas representan en función de sus horas mensuales estimadas en tareas.
El panel nos permitirá identificar aquellos usuarios que están cumpliendo con su objetivo de carga de horas y aquellos que presentan dificultades para cumplir con el mismo.
Positions Overload
Esta tabla lista las distintas posiciones de nuestra organización, la cantidad de usuarios que ocupa cada una de ellas, el porcentaje de estos usuarios que tienen horas cargadas y el porcentaje que presenta sobrecarga.
Esto sirve para identificar fácilmente cuáles son las posiciones con mayor carga de trabajo, dando lugar a una posible redistribución del trabajo.
Teams Overload
Esta tabla muestra la misma información que el reporte Teams Overload del dashboard Overview.
Adoption
Este dashboard aborda indicadores que refieren al engagement de nuestra agencia en COR; es decir, qué tanto y tan bien usamos COR.
Pueden aplicarse filtros de año y trimestre.
- Implementation Milestones / Implementation KPI
- Active Users - Last 15 Day
- Logged Hours
- Logged Hours by Role
- Users by Lowest Logged Hours Percentage
- Logged Hours by Position
- Logged Hours Evolution
Implementation Milestones / Implementation KPI
El panel Implementation Milestones lista una serie de hitos e indica si nuestra organización los ha cumplido o no.
En el panel Implementation KPI, se suman los hitos cumplidos y se indica qué porcentaje se ha cumplido, siendo la meta el 100% de cumplimiento.
El monitoreo y cumplimiento de estos hitos contribuye a la exitosa implementación de los proyectos y operaciones de nuestra organización.
Active Users - Last 15 Days
Este gráfico de reloj muestra el porcentaje de usuarios de nuestra organización que ingresaron a COR al menos una vez en los últimos 15 días.
Logged Hours
Este gráfico de reloj muestra el porcentaje de horas computadas por sobre el total de horas mensuales disponibles.
Logged Hours by Role
Este gráfico de barra muestra el porcentaje de horas cargadas por sobre las horas disponibles para cada uno de los roles de los usuarios de COR, comparándolo contra el objetivo de carga de horas para tener visibilidad sobre discrepancias en el tracking de tiempo en los distintos roles.
Users by Lowest Logged Hours Percentage
En este panel se listan todos los usuarios de nuestra compañía y su porcentaje de carga de horas en función de sus horas mensuales configuradas, ordenados de menor a mayor.
Esto nos permite identificar fácilmente aquellos usuarios que no tienen el hábito de cargar horas y aquellos que sí, y ganar visibilidad sobre su productividad.
Logged Hours by Position
Este gráfico muestra el porcentaje de horas cargadas con respecto a las horas disponibles de acuerdo a la configuración de horas mensuales, para cada una de las posiciones de nuestra compañía.
Esto nos da visibilidad respecto a la productividad y el uso del tiempo de cada una de las posiciones de nuestra organización.
Logged Hours Evolution
En este gráfico se muestra la evolución de horas computadas a lo largo de los últimos 12 meses. Las barras indican horas disponibles (en función de las horas mensuales configuradas) y horas computadas, mientas que la línea indica qué porcentaje representan las horas computadas en función de las configuradas.
A la derecha del gráfico encontraremos el porcentaje promedio de horas cargadas de los últimos 3 y 12 meses, siempre excluyendo el mes en curso.