A visualização do Planner é uma seção do COR que permite planejar, distribuir e controlar o tempo dos seus recursos, alocando tarefas em um intervalo de tempo específico, com o objetivo de maximizar a produtividade e atingir os objetivos do projeto. Ela fornece uma visão centralizada da disponibilidade do usuário, ajudando a evitar excesso de trabalho ou tempo ocioso que poderia ser faturável.
- Como funciona a visualização do Planner
- Como agendar tarefas
- Como fazer upload de horas do Planner
- Quem tem acesso ao Planner
- Integração do Planner com o Calendar
Como funciona a visualização do Planner?
Para acessar a visualização do Planner, é necessário ir ao menu do lado esquerdo. Por padrão, nossa própria agenda sempre será aberta quando você fizer login.
A agenda é organizada com uma série de colunas que representam os dias da semana (de segunda a sexta-feira) e linhas que representam as horas do dia.
No seletor Usuários, localizado no canto superior direito, podemos adicionar as agendas de outros colaboradores clicando no botão azul com o símbolo "+". Será aberto um menu suspenso no qual poderemos procurar os usuários que desejamos adicionar à visualização. Depois de selecionados, clique em "Confirmar".
Observação: A visualização permite ver as agendas de até 10 usuários ao mesmo tempo.
Cada dia da agenda terá tantas colunas quantos forem os usuários selecionados, onde serão exibidas as tarefas que cada um planejou, ocupando mais ou menos linhas, dependendo do tempo de trabalho estimado para esse dia.
Podemos optar por uma visualização diária ou semanal, de acordo com nossa preferência, podendo navegar entre uma e outra sem perder as seleções.
No painel Tarefas, localizado à direita da agenda, veremos apenas as tarefas que temos permissão para visualizar; por padrão, são mostradas aquelas com as quais interagimos recentemente.
No canto inferior direito de cada tarefa, serão exibidas as horas programadas e as estimadas. As horas programadas serão mostradas em cores diferentes, dependendo de serem maiores que as horas estimadas (vermelho), iguais (verde) ou menores (amarelo).
Poderemos aplicar uma série de filtros para personalizar a lista, como: Status, Data de criação, Data de início, Prazo, Cliente, Rótulo, Prioridade, Projeto, Marca ou Programado/Não programado.
Além disso, usando o mecanismo de pesquisa de tarefas, podemos procurar uma tarefa específica por seu nome, ID ou URL.
Para ter uma visão mais completa da agenda, podemos recolher a barra de tarefas clicando no ícone de lista de verificação localizado na parte superior direita da barra. Da mesma forma, ao clicar novamente no ícone, podemos mostrar os painéis ocultos novamente.
Como agendar tarefas?
Quando tivermos as tarefas de que precisamos, vamos arrastá-las uma a uma para a grade, colocando-as no dia e na hora em que queremos agendá-las e na coluna do usuário correspondente. Por padrão, a tarefa ocupará uma única linha (uma hora), mas poderemos esticá-la clicando em sua extremidade inferior e arrastando-a para cima ou para baixo quantas células forem necessárias.
Também teremos a opção de criar uma tarefa diretamente, clicando em um espaço vazio na grade, que selecionaremos de acordo com o usuário, o dia e a data em que queremos que ela seja agendada. Será aberto o painel de criação rápida de tarefas, que será preenchido com o nome da tarefa e o projeto ao qual ela pertence. Ela será agendada no Planner do usuário que selecionamos, na data e hora indicadas.
Clicar em qualquer uma das tarefas na grade abrirá uma janela pop-up com seus detalhes. A partir daí, podemos fazer várias modificações, como, por exemplo
Excluir a tarefa, clicando no ícone da lixeira.
Editar a data e/ou hora de início e término da tarefa e configurar sua recorrência, clicando no ícone de lápis.
Ir para o painel de tarefas clicando no ícone da janela com uma seta.
Por padrão, a recorrência da alocação será definida como "Never" (Nunca), indicando que a tarefa é agendada apenas uma vez no Planner do usuário na data e hora indicadas.
Se quisermos que o agendamento seja repetido, podemos escolher entre três opções de recorrência: Diária, Semanal ou Mensal. Por sua vez, essas opções podem ser personalizadas para indicar quantos dias/semanas/meses ela deve se repetir, de e para qual data e, no caso de recorrência mensal, se ela deve se repetir em uma data específica (por exemplo, todo dia 25) ou em um dia específico da semana (por exemplo, toda primeira quarta-feira do mês).
Depois de configurar a recorrência da atribuição, você verá que o ícone de recorrência aparece no canto inferior esquerdo.
De agora em diante, quando quisermos editar uma tarefa recorrente agendada, o COR nos perguntará se queremos editar apenas o local escolhido ou toda a recorrência. Também será possível acessar a edição clicando duas vezes na tarefa em questão.
Ao clicar no botão azul Notificar alterações, localizado no canto superior, informaremos aos usuários selecionados que foram feitas alterações em suas agendas, por meio de notificações pop-up que eles receberão no COR.
Como fazer upload de horas do Planner?
Se tivermos permissões de edição no Planner, teremos acesso à guia "My Time" (Minhas horas), localizada no canto superior esquerdo da agenda, onde veremos exclusivamente nossa agenda e nossas tarefas planejadas.
No canto inferior direito de cada uma das tarefas, veremos uma caixa com o número de horas que carregamos na tarefa em comparação com o número de horas que planejamos. Passar o mouse sobre essa caixa abrirá um menu no qual podemos escolher como carregar o tempo na tarefa.
Ao selecionar a marca verde, carregaremos quantas horas forem necessárias para atingir o tempo planejado da tarefa. Por outro lado, se clicarmos no ícone do cronômetro, será aberto o modo de carregamento, no qual podemos inserir manualmente o número de horas a serem carregadas.
Quem tem acesso ao Planner?
Por padrão, os usuários com funções de PM, Diretor ou C-Level terão permissões para visualizar e editar suas próprias agendas, bem como as dos demais colaboradores de suas equipes. Os usuários com a função Collaborator, por outro lado, só terão permissões para visualizar suas próprias agendas.
No entanto, as permissões podem ser personalizadas e qualquer usuário com permissões de edição de usuário pode adicionar ou remover permissões do Planner para outros usuários ou para qualquer função em geral.
Integração do Planner com o Calendar
O Planner nos permite ter visibilidade não apenas das nossas tarefas planejadas e das tarefas da nossa equipe, mas também dos eventos do Calendar. Para isso, precisamos ter uma das integrações de calendário ativada.
Para obter mais informações sobre como ativar as integrações, consulte os artigos a seguir:
Integração do Outlook Calendar
Integração com o Google Agenda
Uma vez integrado, um botão "Show events" (Mostrar eventos) aparecerá no canto superior direito da tela.
Ao clicar nele, todos os eventos que você programou aparecerão na agenda com seu respectivo dia e hora. Da mesma forma, quando você clicar nele novamente, os eventos não serão mais exibidos.
Os eventos marcados como privados no Calendário e que não têm informações públicas serão exibidos da mesma forma no Planner, ocupando apenas o espaço correspondente.
Observação: No momento, não é possível interagir com os eventos, mas eles são exibidos apenas para fins informativos.
Também poderemos visualizar os eventos agendados de outros usuários da nossa equipe. Para isso, é necessário estar inscrito no calendário do usuário que queremos ver, o que é feito diretamente no Calendário.
Uma vez inscritos, será necessário reiniciar a integração, desativando-a e ativando-a novamente. Então, quando selecionarmos esse usuário, veremos não apenas suas tarefas, mas também seus eventos.
É importante observar que toda vez que assinarmos o calendário de um parceiro, teremos que reiniciar a integração para que a atualização entre em vigor e possamos ver seus eventos no calendário.