Esta integración nos permite automatizar la carga de facturas y clientes desde Alegra a COR mediante Zapier.
1. Configuración Inicial de la Integración
2. Integrar Contactos Cliente de Alegra a COR
3. Modificar Contactos Cliente en COR desde Alegra
4. Crear Facturas de Alegra en COR
5. Bloqueo de Eliminación de Transacciones de Alegra en COR
6. Crear Facturas de COR en Alegra
7. Visualización de la Integración con Alegra en COR
8. Recomendaciones Finales y grabación de Demo Alegra + COR
1. Configuración inicial de la integración
Lo primero que debemos hacer para acceder a la configuración en Zapier y conectarnos con Alegra, es dirigirnos a COR y hacer click en nuestra foto en el margen superior derecho y luego en "Integraciones de la compañía":
Desde la sección de "Integraciones" dentro de Configuración, debemos buscar la opción de Alegra y luego hacer click en "Conectar:
Esto nos redireccionará a Zapier, en la sección específica para conectar Alegra con COR, y allí debemos hacer click en "Conectar estas Aplicaciones" (Connect these apps):
De manera automática entraremos a la creación de un nuevo Zap, donde debemos agregar nuestras credenciales de Alegra y de COR para finalizar con la conexión inicial:
Nota: Si ya estamos utilizando COR con anterioridad y tenemos clientes con proyectos creados, debemos contactarnos con help@projectcor.com para sincronizar los clientes existentes y evitar duplicados.
2. Integrar Contactos Cliente de Alegra a COR
Para que los clientes de Alegra se sincronicen con COR, lo primero que debemos agregar en nuestro Zap, es el Trigger Event (Disparador) desde Alegra seleccionando el evento de New Contact (Nuevo Contacto).
Al hacer click en continuar (luego de tener nuestras credenciales asociadas), nos figurarán los registros provenientes de Alegra y allí podremos seleccionar uno para utilizar de prueba al realizar los siguientes pasos:
Antes de agregar los pasos en COR, podemos agregar un filtro intermedio para únicamente sincronizar los clientes activos en Alegra.
Para esto, debemos hacer click en el botón + que se encuentra dentro de los pasos de Alegra y COR:
Luego debemos seleccionar la opción "Filter by Zapier" que nos permitirá seleccionar un atributo del paso anterior, para utilizarlo como parámetro de filtrado.
El campo que debemos seleccionar es "Status" del contacto de Alegra:
Luego en "Choose condition" debemos agregar la opción de "(Text) Exactly matches":
Y finalmente tipear la palabra "active" para que únicamente continue la creación de contactos clientes que tengan ese estado:
Al hacer click en "Continuar", si el registro que habíamos seleccionado en el paso 1 se encontraba activo, nos figurará un mensaje de que el Zap continuaría con la creación:
En el caso de que el registro que habíamos seleccionado, no estuviera activo, nos indicaría de que el Zap no continuaría.
Finalmente en el recuadro de COR, debemos seleccionar en "Action" (acción) Create Client (Crear Cliente):
Al continuar, debemos configurar los campos que se completarán en el nuevo Cliente de COR, con la información de Alegra:
Source: Alegra
ID: Id del cliente en Alegra
Client Name: Nombre del cliente.
De manera opcional, podremos guardar otros campos como:Business Name: Identification
Phone: Número de contacto.
Address: Dirección del cliente.
-
Description
Nota: El campo "status" siempre debe ser 1, para que el cliente se cree en estado "Activo"
Al guardar (Publish), los contactos activos de Alegra se crearán como clientes en COR, manteniendo el ID externo y Source de Alegra.
3. Modificar Contactos Cliente en COR desde Alegra
Si un cliente cambia su información en Alegra, estos cambios deben reflejarse en COR. De la misma manera que configuramos los pasos para la creación de un cliente, podemos realizar un Zap para la actualización.
Los pasos serían similares, sin embargo al tratarse de clientes ya creados en COR, allí el evento será de Update Client (Actualizar Cliente). Adicionalmente no debemos tener el paso del filtro por estado.
Nota: Si ya tenemos el Zap para creación de clientes creado, simplemente podremos duplicarlo, eliminar el paso del filtrado y actualizar únicamente los campos de COR.
Trigger (Disparador): Usaremos el evento New Contact de Alegra, al igual que en la creación, para capturar cualquier cambio.
Action event: En COR, seleccionaremos Update Client (Actualizar Cliente):
-
Finalmente en la parte de configuración debemos seleccionar como "Source" Alegra, el ID de alegra para la identificación del cliente en COR y cualquiera de los campos que queremos que se mantengan actualizados, como:
Client Name
Phone
Status
-
Description
Al publicar el nuevo Zap, los cambios de clientes en Alegra se reflejarán automáticamente en COR.
4. Crear Facturas de Alegra en COR
Cuando se genera una factura en Alegra, esta se debe enviar automáticamente a COR para mantener la consistencia de las transacciones. Adicionalmente, podremos asociar esas transacciones en los proyectos de COR, para que esos valores se contemplen en la rentabilidad del cliente.
El primer paso que debemos configurar en nuestro Zap, es el Trigger (Disparador) de Alegra y el evento New Invoice (Nueva Factura).
Como segundo paso, es muy recomendable agregar la opción de "Formatter by Zapier" por si alguna de nuestras facturas que se encuentran en moneda base en Alegra, vienen sin el valor de dicha moneda.
En el Setup debemos seleccionar la opción "Text":
Luego en la configuración, seleccionaremos "Default value" en Transform, en input buscaremos el currency code de nuestra factura de Alegra y finalmente en el campo de "Default value", asignaremos el código de nuestra moneda base en COR:
Por último, crearemos la factura en COR, seleccionando en "Action event" la opción de "Create Invoice":
Al continuar, en configuración, debemos mapear los siguientes campos:
Source: Alegra
Invoice External ID: Número de la factura en Alegra
Client External ID: ID de cliente en Alegra
Date: Fecha de la factura
Total: Total de la factura
Currency: Moneda de la factura. En el caso de que hayamos configurado el punto 2 de "Formatter by Zapier" podremos seleccionar ese Output.
-
Item Amount: Monto del ítem
Finalmente,las facturas creadas en Alegra se integrarán automáticamente en el módulo de Transacciones de COR.
5. Bloqueo de Eliminación de Transacciones de Alegra en COR
Para evitar inconsistencias, las transacciones provenientes de Alegra no podrán ser eliminadas en COR.
En el módulo Transacciones de COR, el botón de eliminar se desactivará para las transacciones de Alegra. Al intentar eliminar una transacción de Alegra, aparecerá un tooltip informando que estas transacciones no pueden ser eliminadas.
En el caso de que una transacción sea incorrecta, o bien que al final no sea necesaria, en COR es posible no asignar los items a ningún proyecto, para que no se contemple en la rentabilidad.
6. Crear Facturas de COR en Alegra
En el caso de que necesitemos enviar facturas desde COR a Alegra, podemos hacerlo a través de un nuevo Zap, similar al que se detalla en el "Crear Facturas de Alegra en COR" pero cambiando el orden desde COR hacia Alegra.
Lo primero que debemos configurar es el Trigger (Disparador), seleccionando COR como aplicación y el evento Create Invoice (Crear Factura).
En el segundo paso, debemos seleccionar Alegra como App y en el Action Event Create Invoice (Crear Factura).
Es fundamental que asociemos los siguientes campos para que las facturas que lleguen a Alegra se encuentren completas:
Invoice External ID: ID de la factura.
Client External ID: ID del cliente de Alegra.
Date: Fecha de la factura.
Currency: Moneda de la factura.
Items: Desglose de los ítems de la factura en COR.
De esta manera, las facturas generadas en COR se enviarán a Alegra para su procesamiento contable.
7. Visualización de la Integración con Alegra en COR
Una vez que la integración esté configurada, podremos ver la card de Alegra en la sección de Integraciones de la Compañía en COR y desde allí gestionar la sincronización de datos.
8. Recomendaciones Finales
Debemos mantener la misma moneda base en COR y Alegra para evitar inconsistencias en las facturas.
Debemos asegurarnos de completar los campos Source en los Zaps para identificar correctamente el origen de cada factura o cliente.
Debemos asegurarnos de completar los campos de ID en los Zaps, para identificar correctamente cada cliente o factura de Alegra.
Con esta integración, podremos automatizar las tareas contables y gestionar nuestros clientes de forma más eficiente entre Alegra y COR.