Índice
Especificación de funcionalidades
Atributos de Marca / Grupo de Productos
Atributos de Marca / Grupo de Productos
Atributos de Proyectos / JobNumbers
Atributos de Presupuestos y Costos
Introducción
Este documento explica las definiciones relacionadas al intercambio de información de la integración de COR con Advertmind, cuál es el flujo de trabajo y qué datos se enviarán.
Para mantener actualizada la información de lo distintos sectores de la empresa, se realiza una integración entre herramientas para contar en ambos sistemas con los datos sincronizados. De acuerdo a las especificaciones de cada aplicación, se asigna la creación de sucesos: en términos generales, lo relacionado a la facturación se inicia desde el ERP y la gestión de proyecto desde COR.
El intercambio de información será a partir de una interfaz que permite la comunicación para intercambio información de los sistemas. La conexión se realiza mediante endpoints que interpretarán la información recibida y la traducen para poder visualizarla en la herramienta receptora.
Especificación de funcionalidades
En base a las prioridades acordadas de manejo de información en cada sistema, se definieron reglas para el intercambio de datos entre los mismos.
Acciones desde COR
- Es posible crear, modificar y borrar usuarios.
- No es posible crear, modificar o borrar clientes, marcas o productos.
- Es posible crear, modificar y borrar proyectos.
- Desde los proyectos ya creados, no es posible modificar las marcas o productos asociados.
- Es posible cargar horas.
- Podrán solicitarse presupuestos desde las tareas
- No podrán editarse ni eliminarse los presupuestos, costos y fees enviados desde Advertmind.
- No podrán crearse presupuestos, costos y fees.
Acciones desde Advertmind
- Es posible crear, modificar y borrar colaboradores.
- Es posible crear, modificar o borrar clientes, grupos de productos y productos.
- Es posible crear, modificar y borrar jobnumbers.
- No es posible cargar horas.
- Podrán crearse presupuestos, costos y fees y se enviarán a COR
Los datos enviados desde Advertmind no tendrán la posibilidad de ser editados ni eliminados desde COR.
Comportamiento de entidades
Usuarios
Creación
La creación de nuevos usuarios puede realizarse desde ambos sistemas, intercambiando la información ida y vuelta entre herramientas. Cada vez que en COR se genere una novedad de tipo usuario, le enviará a ERP la información que necesita para replicarla en Advertmind y viceversa.
Además de los datos, se enviará un dato particular que indica si además de colaborador, es usuario en Advertmind. Este dato es importante para que se active la funcionalidad de enviar solicitudes de presupuestos desde las tareas de COR a Advertmind.
Para optimizar la integración, al crear un colaborador desde Advertmind se agrega el dato email como obligatorio. Esta decisión surge de la necesidad de contar con este dato para el inicio de sesión de los nuevos usuarios en COR.
Modificación
Advertmind recibirá todos los datos que se modifiquen en COR, pero COR solamente recibirá estos datos cuando sean modificados:
- Nombre y Apellido*
- Email*
- Teléfono
- Salario
- Zona horaria
- Rol
- Vigente/No vigente
*Nota: Dependiendo de otras integraciones / configuraciones que haya en la cuenta puede que esta información no viaje de COR a ADV y viceversa.
Eliminación
Esta acción podrá realizarse también desde ambos sistemas.
- Advertmind mandará el dato “No vigente” y en COR se realizará la baja lógica.
- Cuando desde COR se envíe la novedad de eliminación de un usuario, en Advertmind vamos a ver reflejada dicha información como cambio de estado a “No vigente”.
Nota: los clientes con federación integrada no contarán con esta funcionalidad, debido a que ésta será responsable del ABM de usuarios y se verá reflejado en ambos sistemas.
Atributos de Usuarios
|
|
|
|
ID |
ID |
|
Nombre_Apellido usuario (algoritmo para separar nombre y apellido) |
Nombre |
|
Apellido |
|
|
|
|
|
Fecha de Creación |
Fecha de Creación |
|
Estado |
Estado |
Clientes
La creación, modificación y eliminación de clientes, será unidireccional desde Advertmind. Cada vez que se cree un nuevo cliente o se modifique alguno existente, COR recibirá los datos y los replicará.
Desde COR no podrá realizarse ninguna modificación en los clientes existentes, como tampoco crear nuevos ni eliminarlos.
La creación de un cliente enviará también la creación de:
- Una marca/grupo de productos relacionada
- Un producto relacionado
- Un proyecto/jobnumber genérico, que no podrá ser editado
Atributos de Clientes
|
|
|
|
ID |
ID |
|
Nombre |
Nombre |
|
Estado |
Estado |
Fees
Los fees serán enviados a COR de manera independiente a los presupuestos con el cliente asociado y los proporcionales correspondientes a los proyectos/jobnumbers del cliente, serán enviados como presupuestos.
Algunas consideraciones:
- AdvertMind envía los fees con sus aperturas mensuales hacia COR, en vez de con un único total anual.
- La asociación de proyectos a fees debe hacerse desde COR al momento de crear o editar proyectos.
- Se activa la funcionalidad de prorrateo automático de presupuestos de los fees en COR para impactar los proyectos.
- AdvertMind no envía hacia COR presupuestos que provengan de cuotas de Fees. Solo envía los presupuestos de ingresos adicionales.
Nota: todos los datos enviados por Advertmind no podrán ser modificados desde COR.
Creación
Cuando desde Advertmind se cierre un contrato de fee con un cliente, se enviará esta información a COR con el monto total del fee, su nombre y descripción y a qué cliente pertenece.
Modificación
Si se realiza alguna modificación del fee, Advertmind enviará el evento y COR reflejará el nuevo importe para dicho Fee.
Eliminación
La eliminación del fee también de realizará desde Advertmind y se verá reflejada en COR. Al eliminar un fee, Advertmind enviará también la eliminación de los presupuestos asociados.
Los proporcionales del fee asociado a los proyectos/jobnumbers se enviarán como presupuestos particulares para cada proyecto, con el dato del fee asociado.
La gestión de estas entidades se realizará igual que en presupuestos.
Atributos de Fees
|
|
|
|
ID |
ID |
|
ID de Cliente |
ID de Cliente |
|
Nombre |
Nombre |
|
Total de fee correspondiente a producción |
Monto |
|
Año Mes de inicio |
Fecha de Inicio |
|
Moneda |
Moneda |
|
Usuario Creador |
Usuario Creador |
Marcas/Grupos de productos
Las marcas tendrán el mismo comportamiento que los datos de clientes. Éstas estarán siempre relacionadas a un cliente específico, para poder visualizar esta información desde COR.
Se creará una obligatoriamente al crear un cliente.
Atributos de Marca / Grupo de Productos
|
|
|
|
ID |
ID |
|
Nombre |
Nombre |
|
ID del Cliente |
ID del Cliente |
|
Vigencia |
Estado (eliminado o vigente) |
|
Usuario Creador |
Usuario Creador |
Productos
Los productos tendrán el mismo comportamiento que los datos de clientes. Éstas estarán siempre relacionadas a un cliente específico, para poder visualizar esta información desde COR.
Se creará uno obligatoriamente al crear un cliente.
Nota: Los macro grupos de productos deberán crearse desde Advertmind como se realiza actualmente, pero en COR no se verán reflejados ya que esta entidad no es necesaria para la integración.
Atributos de Marca / Grupo de Productos
|
|
|
|
ID |
ID |
|
Nombre |
Nombre |
|
ID del Cliente |
ID del Cliente |
|
ID Grupo de Producto |
ID de la Marca |
|
Vigencia |
Estado (eliminado o vigente) |
|
Usuario Creador |
Usuario Creador |
Proyectos / Jobnumbers
Los proyectos en COR estarán relacionados mediante el jobnumber de Advertmind. Los mismos se pueden crear, modificar y eliminar en las dos herramientas, repercutiendo inmediatamente en ambos sistemas.
Por otro lado, al crear un nuevo cliente, Advertmind crea a su vez un jobnumber genérico con una marca y producto asociado:
- Estos proyectos no podrán editarse ni eliminarse desde COR.
Modificación
Es posible realizar cualquier modificación en los proyectos desde ambos sistemas excepto:
- Desde COR no podrán editarse el cliente, la marca y el producto de los proyectos ya creados.
- Al crear un proyecto desde COR, la marca y el producto serán datos obligatorios.
Eliminación
Los proyectos/jobnumbers que no sean genéricos, podrán eliminarse desde ambas plataformas.
- Desde COR se realizará la baja lógica del mismo.
- En Advertmind vamos a ver reflejada dicha información como cambio de estado a “Cerrado definitivo”.
Atributos de Proyectos / JobNumbers
|
|
|
|
ID |
ID |
|
ID del Cliente |
ID del Cliente |
|
ID Grupo de Producto |
ID de la Marca |
|
ID del Producto |
ID del Producto |
|
ID del Fee |
ID del Fee |
|
Tema campaña |
Nombre del Proyecto |
|
Fecha de inicio |
Fecha de inicio |
|
Fecha de finalización |
Fecha de finalización |
|
NULL |
Brief |
|
Estado |
Estado |
|
Usuario Creador |
Usuario Creador |
Presupuestos y costos
Los presupuestos y costos sincronizados en ambos sistemas serán aquellos que surjan mediante solicitudes de tareas de COR o sean creados directamente desde Advertmind. Es decir, que aquellos presupuestos o costos que sean creados directamente desde COR, no se verán reflejados en Advertmind.
Nota: todos los datos enviados por Advertmind no podrán ser modificados desde COR.
Presupuestos y costos creados desde Advertmind
Creación
Cuando los presupuestos sean creados directamente por Advertmind, se enviará esa información a COR con la información correspondientes al jobnumer/proyecto al cual debe ser asociado dicho presupuesto.
También se enviará el listado de costos de este presupuesto y COR lo asociará al proyecto como ítems dentro de Adicionales.
Modificación
La modificación de estos presupuestos y costos podrá realizarse sólo desde Advertmind y enviado a COR.
Cuando se modifique algún costo, va a verse modificado por consecuencia su presupuesto, por esta razón vemos unificado el envío de esta información.
Eliminación
Cuando se elimine un presupuesto ya asociado a un proyecto, desde COR se eliminarán los costos y el presupuesto asociado, y si tuviera, se modificará el estado de las tareas asociada a “Cancelado”.
Atributos de Presupuestos y Costos
|
|
|
|
Año + Mes + Nro Presupuesto |
ID |
|
Nombre del Presupuesto |
Nombre del Presupuesto |
|
ID del Proyecto |
ID del Proyecto |
|
ID del Fee |
ID del Fee |
|
Sumatoria de valor de venta de los ítems del presupuesto + servicio de agencia |
Monto del presupuesto |
|
Fecha (AÑO, MES) |
Fecha |
|
Moneda |
Moneda |
|
→ Costos: |
→ Costos: (lista) |
|
Se envia una sola línea con Id “01” y con descripción “VARIOS” |
ID del Costo |
|
Detalle del costo |
|
|
Sumatoria de costos (valor compra) de los ítems del estimado. Si es a efectuar a la agencia, ese item se envía en costo 0$ |
Monto del costo |
Tareas
Solicitud de presupuestos mediante tareas de COR
Se le agrega a las tareas una opción de solicitar presupuesto. Esta funcionalidad permitirá a los usuarios de COR enviar una solicitud de presupuesto a Advertmind, mediante una tarea asociada. Esta tarea deberá contar con un proyecto asignado, el cuál estará asociado a un jobnumber en Advertmind.
Las tareas con solicitud de presupuesto enviado podrán tener los siguientes estados:
- Pendiente
- Aprobado
- Cancelado
Desde el momento del envío de la solicitud la tarea cambia de estado a “Pendiente” y se bloquean los siguientes campos:
- Título
- Descripción
- Proyecto
- Archivos adjuntos
- Eliminar tarea
- Presupuesto
La solicitud podrá enviarse si el solicitante y responsable de la tarea son usuarios en AdvertMind
Nota: Al enviar la solicitud, no podrá volver a enviarse un presupuesto desde esa misma tarea, aunque el mismo sea aprobado.
Nota2: Los campos quedan bloqueados para siempre al enviar la solicitud.
Advertmind recibirá la solicitud y evaluará la aprobación del mismo.
Si aprueba el presupuesto, se envía una creación de presupuesto a COR, con el proyecto asociado:
- COR asignará el ingreso al proyecto asociado
- COR modificará el estado de la tarea a “Aprobado”
Si no se aprueba, se envía la cancelación de la solicitud.
- COR modificará el estado de la tarea a “Cancelado”
Atributos de Tareas
|
|
|
|
ID |
ID |
|
Tema de tarea |
Título de la tarea |
|
ID del Proyecto |
ID del Proyecto |
|
Descripción |
Descripción |
|
Usuario Solicitante |
Usuario Aplicante |
|
Usuario Responsable |
Usuario Responsable |
|
Los adjuntos quedan en el cuerpo de la tarea como link |
→ Archivos |
|
Tipo de archivo |
|
|
Nombre del archivo |
|
|
URL |
Horas
La creación, modificación y eliminación de horas será tarea exclusiva de COR.
Esto libera la necesidad de replicar las horas trabajadas en los sistemas, simplificando el cálculo de rentabilidad asociado a las horas trabajadas en cada proyecto por los colaboradores.
Las horas cargadas en COR estarán asociadas a tareas que realicen los usuarios, pero a Advertmind se enviarán asociadas a un jobnumber para que la información sea replicada funcionalmente a ERP.
Atributos de Horas
|
|
|
|
ID |
ID |
|
ID del Usuario |
ID del Usuario |
|
Fecha |
Fecha y hora de inicio |
|
Fecha y hora de finalización |
|
|
ID del Proyecto |
ID del Proyecto |
|
Cantidad de horas |
Horas (cantidad) |
|
Usuario Creador |
Usuario Creador |