Dentro da COR, contamos com a seção Orçamentos, que nos permite ter em um único lugar todas as cotações dos produtos e serviços que oferecemos aos nossos clientes e também associá-las aos projetos e tarefas em que estamos trabalhando.
- Criação e edição de orçamentos
- Alteração de status
- Eliminação de orçamentos
- Ações em massa
- Configuração geral de orçamentos
- Serviços (Serviços/Produtos)
Criação e edição de orçamentos
Para criar um novo orçamento, devemos ir ao painel “Orçamentos” e clicar no botão “Novo Orçamento”.
Uma vez dentro da seção de criação do novo orçamento, poderemos preencher os dados do mesmo em 4 etapas:
Informações gerais
Informações adicionais
Itens
Observações
A medida que completamos cada uma das etapas, a seguinte será habilitada.
Se desejarmos editar um orçamento já gerado, devemos localizá-lo na lista da seção e acessá-lo clicando em qualquer parte do orçamento ou em “Ver” nos três pontos que aparecem à direita. Também é possível alterar o status ou eliminá-lo (estas duas últimas ações também podem ser realizadas em “Ações em massa”, selecionando os itens a serem modificados).
Infos
A seguir, detalharemos os campos a completar em cada etapa da criação ou edição de um orçamento (neste caso, trabalharemos com um orçamento já criado). Nesta seção, teremos diferentes opções para adicionar os detalhes do nosso orçamento e qualquer alteração que fizermos nesses campos será salva automaticamente.
Etapa 1:
Informações gerais
Nome: Insira ou edite o nome do orçamento.
Cliente: Neste menu suspenso, visualizaremos todos os clientes ativos aos quais temos acesso.
Marca: Depois de selecionar o cliente ao qual o orçamento se refere, podemos digitar ou selecionar a marca no menu suspenso.
Produto: Depois de selecionar a marca, podemos digitar ou selecionar os produtos associados a ela.
Data de criação: É a data de emissão/criação do orçamento. Por predefinição, estará selecionado o dia de “hoje”.
Válido até: Data de validade do orçamento (se necessário e conforme previsto pela agência ou pelo cliente).
Etapa 2:
Informações adicionais
ID/Ordem de serviço: É um campo que nos permite relacionar o orçamento a um projeto específico. É possível digitar esse valor e, além disso, se o projeto já existir na COR e tiver um “ID/Ordem de Trabalho” atribuído, poderemos localizá-lo e selecioná-lo no menu suspenso.
ID da Tarefa: É um campo que nos permitirá colar ou digitar o ID de uma tarefa relacionada ao nosso orçamento.
Moeda: É possível selecionar/alterar a moeda em que o orçamento será emitido. Por padrão, será exibida a moeda base da conta.
Descrição: Detalhe do orçamento, que aparecerá abaixo do título ao baixar o PDF. Na seção Configuração > Orçamentos, podemos salvar uma descrição geral para que ela apareça por padrão em todos os orçamentos.
Etapa 3:
Ítems
Serviços: Nesta seção, é possível adicionar os detalhes dos serviços prestados ao cliente pela agência. Podemos criar um novo serviço interno ou selecionar um já criado anteriormente a partir do botão “Serviços” no painel “Orçamentos” no canto superior direito.
Cada um dos campos pode ser modificado na mesma seção, com exceção dos campos “Imposto” e ‘Taxa’. Esses dois campos são modificados na seção “Serviços” no painel de orçamentos ao registrar o serviço, desde que tenham sido informados na configuração da conta em Configuração > Orçamentos.
Etapa 4:
Observações
Observações: Permite adicionar esclarecimentos finais ao orçamento; por exemplo, o que está incluído, o que não está, o prazo de validade, etc. Na seção Configuração > Orçamentos, podemos salvar as observações gerais para que elas apareçam por padrão em todos os orçamentos. Além disso, aparecerá o usuário que elaborou o orçamento e sua função dentro da COR.
Para sair desta seção ou finalizar a edição do orçamento, devemos clicar em “Voltar à lista”. Também podemos “Exportar em PDF” ou salvar o orçamento para não perder os dados carregados. Ao clicar em “Finalizar”, voltaremos à lista de orçamentos e o que geramos passará para o status “Novo” se estiver em “Rascunho”.
Exportar para PDF
Ao clicar em “Exportar para PDF”, poderemos baixar o orçamento para enviá-lo ao cliente:
Alteração de status
Para alterar o status de um orçamento, devemos clicar nos três pontos à direita e, em seguida, em “Alterar status”:
Temos 6 opções de status para atribuir aos nossos orçamentos:
Novo: São os orçamentos que ainda não foram enviados aos clientes.
Rascunho: É o status dos orçamentos quando não foram finalizados após a criação.
Pendente: Orçamento enviado ao cliente, aguardando aprovação.
Aprovado: Orçamento aceito pelo cliente. Ao atribuí-lo, podemos indicar a data de aprovação, que por padrão terá selecionado o dia de hoje.
Cancelado: Orçamento cancelado ou rejeitado pelo nosso cliente. Ao selecioná-lo, seja de forma individual ou em massa, teremos a opção de indicar o motivo.
Em liquidação: Orçamento faturado.
Eliminação do Orçamento
Para eliminar um orçamento, devemos clicar nos três pontos que aparecem à direita e, em seguida, em “Excluir”:
É importante ter em conta que esta ação é irreversível e o orçamento será eliminado da conta de forma permanente. Para confirmar, devemos clicar em “Aceitar”:
Ações em massa
Na seção orçamentos, temos a opção Ações em massa, que nos permite alterar o status ou excluir vários orçamentos de uma só vez.
Para selecionar todos os orçamentos, devemos clicar na caixa que aparece no canto superior esquerdo:
Também podemos selecionar/desmarcar com as caixas que aparecem à esquerda de cada orçamento:
Para alterar o estado, devemos clicar no ícone com as setas , o que abrirá um novo modal para selecionar o novo estado para o qual os orçamentos serão alterados.
Para excluir vários orçamentos de uma vez, após selecioná-los, devemos clicar no ícone da lixeira
É importante ter em conta que esta ação é irreversível e os orçamentos serão eliminados da conta. Para confirmar, devemos clicar em “Aceitar”:
Configuração Geral de Orçamentos
Nas Configurações Gerais da Conta, podemos encontrar a guia Orçamentos. Lá, devemos adicionar todas as porcentagens de Impostos e Taxas para que possamos selecioná-las ao gerar um item dentro de um orçamento ou ao criar um serviço interno.
Além disso, podemos atribuir o “CABEÇALHO PARA ENVIO DE ORÇAMENTOS”, que deixará esse texto por padrão no “Detalhe” de um novo orçamento, e o “NOTA DE RODAPÉ PARA O ENVIO DE ORÇAMENTOS”, que ficará em “Observações”.
Serviços
Para que possamos adicionar diferentes itens aos nossos orçamentos, é fundamental tê-los criado previamente como serviços internos. Para acessar a lista, criar um novo ou editar, desativar ou eliminar algum existente, devemos clicar na caixa “Serviços internos” na parte superior direita:
Criação do serviço
Para adicionar um novo serviço, devemos clicar no botão “+Novo”, que aparece na parte superior direita:
Isso abrirá um novo modal para que possamos preencher os dados do nosso Serviço e/ou Produto oferecido:
Nome: Título do serviço, que nos permitirá identificá-lo no menu suspenso de um orçamento.
Código: É um campo alfanumérico que nos permite adicionar um valor interno de identificação.
Valor de venda: Valor nominal do custo de venda do serviço ou produto.
Imposto: É um menu suspenso que nos permite selecionar diferentes impostos (expressos em porcentagem) que tenhamos previamente carregado na seção Configuração Geral de Orçamentos.
Tarifa: é um menu suspenso que nos permite selecionar diferentes tarifas/timbres fiscais (expressos em porcentagem) que tenhamos previamente carregado na seção Configuração Geral de Orçamentos.
Descrição: Detalhe do serviço oferecido.
Estado: Temos a possibilidade de ativar/desativar um serviço para que ele seja exibido/ocultado ao criar ou editar um orçamento.
Edição de Serviços
Quando já temos um serviço criado, podemos clicar nele na lista para modificar qualquer um dos valores adicionados anteriormente. Isso nos serve, por exemplo, para atualizar o valor do preço de venda após um aumento, adicionar uma nova taxa gerada, desativar o serviço, modificar o código, etc.
Eliminação de Serviços
Para eliminar um serviço previamente carregado, devemos procurá-lo na lista e clicar no ícone da lixeira que aparece à direita do mesmo:
É importante ter em conta que esta ação é irreversível e, após eliminar um serviço, este deixará de aparecer no menu suspenso de itens dos orçamentos. Os orçamentos que tinham o serviço previamente carregado manterão corretamente o item. Para o eliminar definitivamente, devemos clicar em “Aceitar”:
Desativação de serviços
Quando temos um serviço interno registrado que já não oferecemos, temos a opção de desativá-lo para que não apareça no menu suspenso “Itens” dos orçamentos. Dessa forma, podemos mantê-lo para reativá-lo mais tarde, se necessário.