A integração com o Outlook Calendar é uma funcionalidade que nos permite sincronizar os eventos que criamos no calendário com o COR, facilitando nosso trabalho diário e proporcionando maior organização e visibilidade.
Graças à integração, poderemos carregar as horas dedicadas a esses eventos dentro das tarefas, simplificando o processo de carregamento manual de horas e até mesmo permitindo que carreguemos o tempo de eventos recorrentes automaticamente no COR.
Como ativar a integração?
Para ativar a integração com o Outlook Calendar, devemos ir para a seção Integrações.
Podemos acessá-la clicando em nossa foto de perfil e selecionando a opção "Integrações" no menu suspenso.
Depois de entrar na seção Integrações, veremos a lista de aplicativos disponíveis e selecionaremos o Outlook Calendar, clicando em "Conectar".
Outra opção é clicar no ícone de calendário na parte superior direita da tela e, em seguida, acesse "Conectar”
Uma terceira alternativa é clicar no botão "Conectar" à direita das tarefas na guia Minhas Horas da seção Horas.
Seremos redirecionados para o login do Microsoft, onde escolhemos a conta de e-mail que usamos para acessar o COR.
Em seguida, será exibida uma mensagem solicitando nosso consentimento para que o COR acesse nossa conta da Microsoft, e clicaremos em "Aceitar".
Pronto! Será exibida uma mensagem indicando que nossa conta do Outlook Calendar agora está integrada ao COR.
O COR trará todos os eventos futuros que estão agendados em nosso Calendário e eventos passados com até 30 dias de antecedência.
Somente os eventos confirmados ou pendentes serão listados, excluindo os eventos excluídos ou rejeitados.
Observação: é importante observar que a integração está no nível do usuário e não no nível da empresa.
Como faço para carregar os horários dos meus eventos em minhas tarefas?
Ao abrir a integração a partir do ícone do calendário localizado na barra superior ou na seção Minhas Horas, encontraremos uma lista dos diferentes calendários associados à nossa conta do Microsoft.
Ao clicar no calendário de nossa escolha, será exibida uma lista na qual encontraremos cada um dos eventos que programamos, detalhando o nome, a data e os horários de início e término.
Para eventos com duração de mais de um dia, serão exibidas a data de início e a data de término.
Por padrão, os eventos com duração de um ou mais dias serão listados primeiro e, em seguida, serão listados de acordo com o horário de início.
Para carregar os horários de um desses eventos em uma determinada tarefa, devemos clicar no ícone de cronômetro à direita do nome do evento:
O painel de carregamento de horas será aberto e, clicando na pequena lupa, poderemos procurar a tarefa à qual queremos atribuir a hora do evento.
É importante ter em mente que as horas só podem ser carregadas nas tarefas que ocorrem no mesmo dia do evento, portanto, a data não é um campo modificável.
Por padrão, a hora a ser carregada será a duração do evento. Se o evento durar o dia inteiro, será atribuído o número de horas diárias que o usuário configurou no COR.
Se for um evento recorrente, nós o identificaremos na lista com esse símbolo . No painel de carregamento de horas, a hora a ser carregada será bloqueada para edição e a opção "Registre as horas automaticamente cada vez que este evento se repetir" será marcada. Isso fará com que, toda vez que o evento se repetir, sua hora designada seja carregada na tarefa selecionada.
Caso não queiramos que todas as recorrências de eventos sejam carregadas nas tarefas, devemos desmarcar essa opção, o que nos permitirá editar o tempo a ser carregado.
Depois que a tarefa tiver sido selecionada e o tempo de carregamento e a recorrência do evento, se aplicável, tiverem sido configurados, devemos clicar em "Aceitar".
A hora do evento já terá sido carregada na tarefa selecionada e, na nota associada, será possível ver o nome do evento de origem. Além disso, o evento vai ser destacado em cinza, indicando que uma ação foi executada nele.
Também podemos configurar diferentes automatizações de carga de horas com base em palavras-chave nos nomes dos eventos ou dos seus participantes.
Para mais informações, consulte o vídeo explicativo sobre Time Tracking Automation.
Como faço para excluir os horários dos meus eventos em minhas tarefas?
Caso queiramos excluir as horas carregadas, devemos clicar no ícone da lixeira à direita do ícone da nota.
Ao fazer isso, a hora do evento não será mais carregada na tarefa e o evento não será mais destacado na lista de eventos.
Que ações posso executar em um evento carregado?
Ao clicar nos três pontos à direita do evento carregado, encontraremos três ações possíveis:
- Abrir a tarefa associada: Essa ação nos redireciona para o painel de tarefas, onde podemos ver os detalhes da tarefa. Ela estará disponível desde que tenhamos carregado o tempo do evento em uma única tarefa.
- Carregar horas em outra tarefa: Clicar nessa opção abre o painel de carregamento para que possamos carregar o horário do evento em outra tarefa.
- Desativar registro automático: essa opção só está disponível quando o evento é recorrente e o registro automático está ativado. Quando desativada, o horário correspondente aos próximos eventos da série não será carregado nas tarefas, a menos que o indiquemos manualmente.
O que acontece se eu modificar um evento?
Se modificarmos um evento que ocorra na semana atual ou nas semanas seguintes, o COR atualizará o evento em tempo real e, simplesmente atualizando a página ou acessando a data em questão, veremos o evento atualizado.
Se, por outro lado, o evento modificado tiver ocorrido em semanas anteriores, a alteração não será refletida.
Como faço para alterar meu calendário?
Para alterar nosso calendário, basta clicar no ícone de engrenagem na parte superior direita da lista de eventos e selecionar "Alterar calendário".
Em seguida, podemos selecionar outro calendário da nossa conta clicando no nome dele.
Observação: Só poderemos visualizar os eventos de um calendário por vez e só poderemos selecionar os calendários da conta integrada nesse momento.
Como faço para desativar a integração?
A desativação da integração pode ser feita na seção Integrações do nosso perfil, clicando em "Desconectar aplicativo":
Ou nas configurações do calendário, clicando no ícone de engrenagem e selecionando a opção "Desconectar".
Será exibida uma mensagem solicitando que devamos confirmar a desativação e escolher "Confirme".
A desativação da integração será necessária sempre que se desejar mudar de conta Microsoft ou se desejar passar para a integração com o Google Calendar, pois sempre que uma estiver ativa, a outra ficará bloqueada para ativação.