COR es más que un software donde están nuestros proyectos, tareas y cargamos horas. La plataforma nos puede ayudar a organizar nuestro trabajo y el de nuestro equipo, logrando ser más eficientes y potenciando el trabajo de todos.
Para lograr obtener el máximo provecho de la plataforma, damos las siguientes recomendaciones:
Organizar el trabajo del equipo de manera rápida y sencilla
Dentro de los desafíos de planificar un proyecto, la organización de las tareas que ejecutará nuestro equipo es una de las mayores dificultades a la hora de asignar responsabilidades. ¿Cómo afecta la asignación de una tarea urgente al resto del trabajo que debe realizar una persona? ¿Qué sucede si se cambia la fecha de entrega de una tarea? ¿Quién tiene muchos pendientes asignados y quién puede ayudarle?
Estas preguntas se resuelven fácilmente con la ayuda del Gantt interactivo de COR. Dentro de este Gantt podremos ganar visibilidad sobre la planificación del trabajo realizado, el estado de las tareas y la disponibilidad de cada uno de nuestros colaboradores.
Recomendamos utilizar el filtro ‘Vista: Quincenal’ para tener previsibilidad sobre el trabajo a realizar en los próximos 15 días. También, es una práctica recomendable, realizar reuniones de planificación con el equipo los días lunes, donde se distribuirán y asignarán tareas, siendo una buena oportunidad para realizar estimación de tiempos.
Utiliza el filtro ‘Equipos’ para organizar mejor el Gantt y distribuir las tareas por áreas específicas. Haciendo click sobre el usuario, se desplegará el gráfico de disponibilidad diaria, pudiendo de esta manera saber anticipadamente si esta persona tiene tiempo disponible o no.
Concatena tareas entre ellas, de esta manera al modificar una fecha de entrega, las demás tareas se verán afectadas y permitirá anticipar cambios en otros proyectos o tareas para otro cliente.
Utilizar COR para seguimiento de tareas
Una de nuestras mayores responsabilidades es asegurarnos de cumplir con las fechas de entrega pactadas con los clientes. Para ello, es importante que estemos al tanto sobre el desarrollo de cada tarea, pudiendo prever y actuar sobre imprevistos o errores de estimación de tiempo.
El seguimiento se puede realizar desde el Gantt, filtrando por Equipo o Colaborador y viendo el estado de las tareas por su color. Sin embargo, recomendamos reforzar este seguimiento utilizando el listado de tareas y aplicando los filtros de Equipo, Colaborador, Cliente, Deadline, Estado. Esto permitirá ver las tareas que son de nuestro interés y así realizar nuestro seguimiento, sin tener que interrumpir el trabajo de una persona para consultar sobre el estado de un trabajo.
Recomendamos utilizar la siguiente combinación de filtros como base: ‘Tipo: Creadas por mi’ y ‘Deadline’, eligiendo las próximas 2 semanas, esto nos permitirá ver el estado de todos los pendientes que hemos asignado y realizar el seguimiento correspondiente.
Estar pendiente de tareas Finalizadas y Suspendidas
Las tareas Finalizadas y Suspendidas son importantes, ya que son instancia donde se requiere nuestra intervención. Las tareas Suspendidas indican generalmente alguna dificultad para continuar con el desarrollo de la misma, por lo que es una oportunidad para ofrecer ayuda o intervenir en la resolución del problema. Las tareas Finalizadas requieren que supervisemos su correcta ejecución y determinemos si es necesario generar un Retrabajo (para indicar ajustes solicitados internamente o por el cliente) o archivar la tarea para mantener la plataforma organizada.
Para ello sugerimos utilizar, en el Listado de Tareas, los filtros ‘Tipo: Creados por mi’ y ‘Estado: Suspendido o Finalizado’ según corresponda. Nota: recuerda que el filtro ‘Activas’ determina que sólo veamos tareas que no han sido archivadas.
Estimar el tiempo de trabajo de las tareas
Realizar estimaciones del tiempo que conlleva realizar una tarea, permite realizar mejores planificaciones del trabajo del equipo, ya que evita que sobrecarguemos de trabajo a una persona (con el uso de Capacidad de Usuario) y luego nos permite contrastar con el tiempo que realmente llevó la tarea, pudiendo así aprender de los tiempos del equipo y dar mejores fechas de entrega al cliente.
Las estimaciones se pueden realizar de diferentes maneras, sin embargo, nosotros recomendamos que sean pactadas entre el PM y el Colaborador, llegando a un consenso sobre el tiempo que llevará una tarea. Si desean utilizar conocimientos más técnicos, existe una fórmula muy utilizada, donde se establece un tiempo Pesimista, un tiempo Realista y un tiempo Optimista, aplicando luego la fórmula (4R+P+O)/6. Nota: las estimaciones son justamente eso, estimaciones, sirven como referencia y aprendizaje, no como un límite de tiempo o benchmark.